Cómo utilizar este recurso #

Nuestra intención con este recurso es ayudarte a pensar en tu sistema de gestión de información actual y las formas en que podrías mejorarlo para que sea más fácil de usar. En el proceso de monitorear, documentar y reportar violaciones de derechos humanos, inevitablemente recopilarás una gran cantidad de información que necesitarás clasificar y organizar. También será necesario garantizar que la información sea accesible para que permita comunicar efectivamente esta información a los demás. Ya sabes que tus datos cuentan una historia poderosa. Este recurso te ayudará a pensar cómo organizar tus datos para que puedan contar esa historia con claridad.

La primera sección de este recurso proporciona una explicación acerca de qué es una base de datos, y la segunda, explora algunos ejemplos en torno a cómo las organizaciones de derechos humanos han utilizado estratégicamente bases de datos. Luego, brindamos una guía para que sepas identificar si necesitas una base de datos (y cuándo la necesitarías), utilizando -en principio- hojas de cálculo como la principal solución/alternativa de gestión de la información. Por último, ofrecemos un marco que puedes utilizar para comenzar a pensar en el proceso de desarrollo de una base de datos, considerando los costos asociados con este proceso.

¿Qué es una base de datos? #

Una base de datos se puede definir muy sencillamente como datos compilados y estructurados que sirven para algún propósito. Es un sistema que permite a los usuarios almacenar, mantener y acceder a la información. Como destino y hogar de toda la información recopilada, las bases de datos nos permiten observar y analizar nuestra información desde un solo lugar.

Mantener una recopilación organizada de información puede ser útil en la medida que brinda:

1. un lugar accesible y centralizado para almacenar la información que deseas tener cerca, y
2. una forma de estructurar los datos que permitirá el uso estratégico de la información.

Los datos se consideran “estructurados” cuando la información se organiza de acuerdo con un formato predefinido, con categorías establecidas para diferentes tipos de datos que hacen que la información sea fácil de buscar. Los datos estructurados son poderosos porque pueden aprovechar la potencia informática para ordenar, emparejar, vincular, calcular y agregar información.

Los datos estructurados te permiten ver tu información de diferentes maneras. También son más fáciles de compartir y permiten la colaboración. Mantener una base de datos estructurada también puede ahorrarle a una organización mucho tiempo y dinero a largo plazo al reducir las tareas repetitivas, proporcionar herramientas analíticas poderosas, y crear y mantener una memoria comunitaria o de la organización a largo plazo. Hay muchos tipos diferentes de bases de datos, pero los tipos más comunes de bases de datos que utilizan las organizaciones de derechos humanos en estos días son: bases de datos relacionales y bases de datos NoSQL.

¿Cómo se han beneficiado los defensores de los derechos humanos con las bases de datos? #

Para que la información sobre violaciones de derechos humanos sea útil, debe estar en manos de activistas, defensores, legisladores e investigadores que puedan aprovecharla para promover el cambio. Desde informes policiales hasta relatos de testigos presenciales y documentos legales, los defensores de derechos deben poder acceder fácilmente a la información que necesitan para reforzar e ilustrar sus afirmaciones.

Al organizar su información para que sea accesible y fácil de usar, los defensores han dado a sus comunidades el poder de exponer la verdad y abogar por el cambio, preservar la memoria, y buscar justicia y la rendición de cuentas.

A continuación se presentan algunos ejemplos de bases de datos de derechos humanos que se diseñaron teniendo en cuenta estos objetivos:

La Base de Datos sobre la Pena de Muerte del Proyecto Justicia Pakistán (Justice Project Pakistan) ayuda a los defensores a abogar por el cambio al recopilar detalles sobre los actuales presos condenados a muerte e información sobre los 513 presos que han sido ejecutados en Pakistán desde 2014.

La Cartografía de Ataques contra Mujeres Periodistas en México por CIMAC (the Civil Association for Women’s Information and Communication) es una base de datos en línea que ofrece una amplia historia de los peligros que las mujeres periodistas han enfrentado -y siguen enfrentando-. Esta base de datos también ayuda a los defensores a abogar por el cambio al monitorear y publicar ataques, y ayudar a las periodistas a evitar y prevenir esta violencia.

Footprints es una base de datos del Grupo de Trabajo sobre Justicia de Transición (TJWG) que contribuye a preservar la memoria mediante la recopilación de casos de detención arbitraria, secuestros y desapariciones forzadas cometidos en y por Corea del Norte, comenzando con registros anteriores al estallido de la guerra de Corea.

El Archivo Sirio es un proyecto dirigido por Siria que tiene como objetivo preservar, mejorar y conmemorar la documentación de las violaciones de los derechos humanos y otros crímenes cometidos por todas las partes en conflicto en Siria para su uso en la defensa, la justicia y la rendición de cuentas.

Puede encontrar más ejemplos en la serie HURIDOCS Project Spotlight.

¿Cómo saber cuándo necesitas una base de datos (y cuándo no)? #

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Fuente de la imagen: http://web.archive.org/web/201606232900im_/https://drawingbynumbers.org/sites/dev.drawingbynumbers.org/files/Numbers2-hires-20120316.jpg

Si estás introduciéndote en la gestión de la información y las bases de datos, es poco probable que sepas intuitivamente cuándo es el momento adecuado para cambiar tu sistema de gestión de información hacia una base de datos. En esta sección, proporcionamos una comparación entre una hoja de cálculo y una base de datos, y lo que debes tener en cuenta cuando tu hoja de cálculo comienza a saturarse.

Usando hojas de cálculo para gestionar información sobre derechos humanos #

Es muy común que los defensores de derechos humanos empiecen a registrar información sobre violaciones de derechos en hojas de cálculo. Tiene sentido comenzar de esta manera: una hoja de cálculo proporciona una forma de organizar, filtrar, buscar y compartir la información que tienes. Con un poco de esfuerzo adicional, puedes crear listas desplegables en las celdas para garantizar la coherencia de los términos que utiliza. Con una cantidad significativa de esfuerzo, incluso puedes crear una base de datos utilizando una hoja de cálculo. Pero es probable que haya un momento en el que la información que deseas organizar sea demasiado compleja para una hoja de cálculo.

Considera esta situación de la vida real extraída del material de Tactical Tech “Data & Design How To’s”:

“…un grupo con el que hemos trabajado que documenta prisiones utiliza una hoja de cálculo para rastrear más de 40 datos sobre cada prisión, incluida la dirección, la capacidad y el estado de seguridad. Hacen numerosas actualizaciones cada día. También se registra la fuente de cada dato, lo que duplica el número de columnas. Con el tiempo, esto aumenta la cantidad de tiempo y la frustración acumulada en la gestión, el análisis y el intercambio del creciente cuerpo de información. Lo que comenzó como una simple lista, apropiada para una hoja de cálculo, se convierte en una importante iniciativa de recopilación y análisis de datos para la que una única hoja de cálculo resulta rápidamente inadecuada.”

Ahora, considere esta lista de señales de alerta, desarrollados en la guía “Drawing by Numbers” de Tactical Tech:

Cinco señales de que tu hoja de cálculo puede estar saturada[1]:

• Comienzas a codificar por colores en la hoja de cálculo y has creado pequeños ‘hacks’ para recuperar los datos (como añadir ‘AAA’ o ‘!!!!’ a una fila de datos para asegurarte de que aparezca en la parte superior).
• Bajas y subes constantemente por la hoja de cálculo para encontrar y editar información, o tal vez incluso hayas comprado un monitor más grande para ver más datos en la pantalla.
• Diferentes personas necesitan ingresar datos en la hoja de cálculo, por lo que compartes una copia de la hoja por correo y en paralelo copias y pegas los datos en una hoja de cálculo “madre”, gastando tiempo.
• Tienes que cambiar el formato regularmente para adaptarse a las necesidades de las diferentes herramientas para hacer gráficos, mapas o gráficos.
• Creas muchas hojas de cálculo para mantener el recuento de datos en hojas diferenciadas.

Si estás haciendo alguna de estas cosas, es tiempo de empezar a pensar en una herramienta de otro tipo.

Desafortunadamente, no hay una fórmula mágica que nos diga cuándo es hora de pasar de una hoja de cálculo a una base de datos. Esto requiere considerar los pros y los contras de cada opción, con la capacidad de predecir razonablemente el tamaño y la forma de cualquier proyecto de gestión de la información. Luego, se trata de determinar el equilibrio adecuado entre lo que necesitas para alcanzar sus metas, y el esfuerzo y los recursos que se está dispuesto a invertir. (Más adelante, hablaremos más acerca de lo que se necesita para construir y mantener una base de datos).

Cuando se complica el uso de hojas de cálculo… #

HURIDOCS y su red desarrollaron la metodología de Formatos Estándar de Eventos (que ahora llamamos método de eventos) para proporcionar una forma de organizar la información sobre violaciones de derechos humanos. El propósito del método de eventos es capturar información esencial con respecto a actos individuales de violaciones de los derechos humanos para comprender mejor los patrones de violencia, incluyendo “quién hizo qué a quién“. Implica recopilar información sobre:

• los hechos: qué sucedió, dónde y cuándo
• las posibles violaciones de los derechos humanos que se cometieron
• las personas involucradas: qué presunto autor hizo qué a cuál víctima, cuáles son las fuentes de información y qué intervenciones se realizaron.

Lo que es importante saber sobre el método de eventos es que la unidad más pequeña de análisis es un único acto. Esto simplemente quiere decir, en el contexto de este recurso, que para cada único acto, puede haber varias personas involucradas. A lo largo de nuestra experiencia en HURIDOCS, encontramos que este método de eventos, en alguna de sus formas, es útil para organizar información sobre violaciones de derechos humanos.

Sin embargo, el uso de esta metodología requiere algo más que una simple hoja de cálculo. Para explicar por qué una hoja de cálculo no es suficiente, puedes escuchar el segmento 7:53-12:50 de la siguiente presentación (en inglés), titulada “Discusión colectiva: El método de eventos para documentar las violaciones de los derechos humanos”. Esta brinda una explicación clara de las trampas con las que alguien se puede encontrar al tratar de registrar información sobre un acto específico.

En resumen, el ejemplo compartido en el vídeo muestra los siguientes escollos comunes, que aparecen al intentar registrar eventos en una hoja de cálculo:

1. Capturar más de una violación puede ser complicado.
   A menudo, se incluye en el expediente (solo) la violación percibida como más grave. Con este enfoque, se deja información valiosa de lado. O bien, se capturan sólo unas pocas violaciones por registro, limitando también lo que puede entenderse sobre la situación.
2. Capturar más de un (presunto) autor responsable puede ser complicado.
   Hay muchas ocasiones en las que necesitamos capturar más de un perpetrador en relación con una víctima. Pero esto es difícil de hacer si solo tienes una fila en una hoja de cálculo con la que trabajar.
3. Conectar al perpetrador apropiado con la violación puede ser complicado.
   Cuando toda la información se organiza de acuerdo con un tipo de entidad (en este caso, la entidad víctima), entonces es difícil capturar información matizada sobre otra información que rodea a las víctimas, como la relación entre la violación y su autor responsable.
4. Puedes terminar duplicando el registro de la víctima. Para capturar toda esta información, podrías duplicar el registro de la víctima, pero luego conduciría a recuentos inexactos.

El uso de una base de datos te ayudará a evitar muchos de estos obstáculos relacionados con la estructura de datos, dado que puedes utilizar múltiples entidades para organizar tu información. Este enfoque es útil porque:

1. Puedes tener una entidad para representar información sobre la víctima, otra entidad para representar información sobre el acto/evento que sucedió y otra entidad para representar al perpetrador.
2. Usando entidades, puedes crear un registro para la víctima sin tener que crear antes registros para el evento o el perpetrador. O puedes eliminar un registro de incidente sin perder datos sobre la víctima porque la información vive en dos entidades diferentes.
3. Al actualizar los datos en las entidades, hay menos probabilidades de inconsistencias y errores. Además, si necesitas actualizar la dirección de una entidad “prisión”, que ya está relacionada con varias entidades “preso”, puedes (y solo debes) hacerlo una vez, en la entidad “prisión”.
4. Puedes asociar varias víctimas a un único registro (por ejemplo, registro de incidentes) sin generar problemas de clasificación y recuento.

Aprenderás más sobre cómo diseñar su modelo de datos en la sección titulada [Sección de recursos] Diseñando tu modelo de datos conceptual (documento vivo)🪴.

¿Qué se necesita para construir una base de datos? #

Es importante saber por adelantado que la creación de una base de datos requiere tiempo, esfuerzo y recursos financieros. Para muchos grupos, armar la base de datos requiere más de lo que tienen para invertir. Pero es realmente útil planear esto y pensarlo en profundidad para que su equipo no se sorprenda al ver cuánto tiempo tomará, quién necesita participar y cuánto costará.

Para explorar lo que se necesita, hemos reunido esta cronología general de desarrollo de bases de datos identificando las siguientes etapas:

Puedes reflexionar sobre cada etapa y lo que requeriría para tu contexto. Estas son algunas notas generales y consideraciones para cada etapa:

Etapa	Esfuerzo y tiempo: de quién	Consideraciones financieras
1. Determinar los objetivos y las consultas a la base de datos	Este es un proceso colaborativo que involucrará a tu audiencia principal (aquellos que utilizarán tu base de datos), y puede requerir de un facilitador	Coste del personal
2. Diseñar el modelo de datos conceptual y las listas controladas de términos	Este es un proceso colaborativo que involucrará a tu audiencia principal y puede requerir de un facilitador	Coste del personal
3. Diseñar el modelo de datos técnicos	Esto probablemente requerirá el apoyo de alguien con experiencia en el desarrollo de modelos de datos.	Costo del consultor (si es necesario)
4. Seleccionar la plataforma	Esto requerirá algo de investigación, pedir consejo a tus compañeros, comprender la capacidad de tu equipo para hospedar y mantener una plataforma.	Costo de compra del software de la plataforma. Costo de alojar la plataforma.
5. Configurar la plataforma (modelo de datos, niveles de acceso, etc.)	Esto podría requerir el apoyo de alguien con experiencia en la configuración de la plataforma.	Costo del consultor (si es necesario)
6. Limpiar e importar datos	Esto podría requerir el apoyo de alguien con experiencia en la normalización e importación de datos. Recopilar todos los datos existentes puede llevar tiempo.	Costo del consultor (si es necesario)
7. Probar la plataforma y los datos	Este es un proceso colaborativo que involucrará a tu audiencia principal y puede requerir de un facilitador	Coste del personal
8. Hacer mejoras	Esto podría requerir el apoyo de alguien con experiencia en la configuración de la plataforma.	Costo del consultor (si es necesario)
9. Capacitar al equipo sobre la base de datos y la metodología	Este es un proceso colaborativo que involucrará a tu audiencia principal y puede requerir de un facilitador	Coste del staff para realizar la capacitación y de estar capacitado

Escenario: cuándo seguir con una hoja de cálculo y cuándo usar una base de datos #

Digamos que una organización está registrando, para su país de origen, los nombres de los prisioneros sentenciados a muerte.

• Una hoja de cálculo probablemente sería una buena solución para organizar esta información si esta organización solo recopila información sencilla sobre esta persona, como:
  • Nombre
  • Fecha de nacimiento
  • Sexo
  • Prisión
  • Delitos presuntamente cometidos
• Sin embargo, una base de datos sería más apropiada que una hoja de cálculo si la organización quisiera registrar información sobre cualquiera de estos atributos. Por ejemplo, podría ser útil registrar información sobre la prisión (por ejemplo, ubicación). O bien, podría ser útil recopilar información sobre el proceso legal en el que esta persona tomó parte (por ejemplo, tribunales, jueces).

Una hoja de cálculo es muy simple (puede ser tan simple como una tabla), accesible (disponible en la mayoría de los ordenadores) y asequible (las hojas de Google son gratuitas). Pero el inconveniente es que tiene algunas limitaciones significativas relacionadas con la colaboración y el análisis de datos (como se explicó anteriormente). Si bien la desventaja de crear y ejecutar una base de datos es la cantidad de esfuerzo y recursos que requiere, el beneficio es que -si se hace bien- puede proteger y preservar la información que has conseguido con tanto trabajo, de un modo que te permita comprender tus datos de la manera más útil.

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[1] Drawing by Numbers de Tactical Tech, Data & Design How-to ‘s Note 2: Conceptos básicos de datos http://web.archive.org/web/20160606232900/https://drawingbynumbers.org/data-design-basics/note-2-data-basics, consultado de noviembre de 2021 a enero de 2022